Ο διαχειριστής έργου (project manager) επιτελεί ταυτόχρονα πολλές εργασίες. Λαμβάνει συνεχώς αποφάσεις σε όλα τα επίπεδα σχετικά με τη χρήση πόρων, προσαρμογές του χρονοδιαγράμματος, θέματα προϋπολογισμού, διαχείριση ανθρώπινων σχέσεων, επικοινωνία και τεχνικά προβλήματα. Προσδιορίζει τα κύρια θέματα, στρατηγικά, τακτικά ή λειτουργικά, ώστε να οριστούν οι προτεραιότητες και να μπορέσει (ο project manager) να εστιάσει στα κρίσιμα θέματα, τα οποία εναλλάσσονται ανάλογα με τη φάση στην οποία βρίσκεται το έργο.
Οι παρακάτω αναγνωρίζονται ως οι κυριότεροι παράγοντες επιτυχίας ενός έργου, αποτελούν όμως γενικές γραμμές, καθώς κάθε έργο είναι μοναδικό και οι ιδιαιτερότητες του απαιτούν διαφορετικό κατά περίπτωση χειρισμό :
Στόχος έργου. Ο ορισμός ξεκάθαρων στόχων αποτελεί κλειδί για τον προγραμματισμό και την εκτέλεση ενός έργου. Η κατανόηση των μέτρων απόδοσης και αξιολόγησης είναι σημαντική ώστε να γίνεται καλός συντονισμός. Συνεπώς, όλοι οι εμπλεκόμενοι πρέπει να είναι εξ αρχής ενήμεροι για τους στόχους του έργου.
Υποστήριξη από την πλευρά της διοίκησης. Ο ανταγωνισμός για πόρους σε συνδυασμό με το μεγάλο βαθμό αβεβαιότητας που διέπουν ένα έργο συχνά οδηγούν σε σύγκρουση και κρίση. Η συνεχής παρουσία της διοίκησης σε ολόκληρο το κύκλο ζωής του έργου βοηθά στην κατανόηση του στόχου του έργου και της σημασίας του. Αυτή οδηγεί σε υποστήριξη, η οποία αποδεικνύεται ανεκτίμητη για την επίλυση προβλημάτων σε περιπτώσεις σύγκρουσης ή κρίσης ή όταν προκύπτει αβεβαιότητα. Συνεπώς, η ξεκάθαρη και συχνή επικοινωνία μεταξύ του project manager και της διοίκησης δρα καταλυτικά για την επιτυχία ενός έργου.
Προγραμματισμός έργου. Η μετατροπή του στόχου και των μέτρων απόδοσης σε ένα εφικτό πλάνο είναι ο σύνδεσμος μεταξύ θεωρητικού σχεδιασμού (conceptual design) και παραγωγής-υλοποίησης. Ένα λεπτομερειακό πλάνο που καλύπτει θέματα τεχνικά, οικονομικά, οργανωτικά, επικοινωνίας, ελέγχου και χρονοδιαγράμματος είναι η βάση για την υλοποίηση. Ο προγραμματισμός δεν τελειώνει όταν ξεκινά η εκτέλεση, καθώς η ανάγκη για αλλαγές ή μετατροπές είναι συνεχής. Ο προγραμματισμός είναι συνεπώς δυναμικός και διαρκής και συνδέει εναλλασσόμενους στόχους και απόδοση με τελικά αποτελέσματα.
Συνεργασία με τον Πελάτη. Ο τελικός χρήστης του έργου είναι και ο τελικός κριτής της επιτυχίας του. Ένα έργο το οποίο ολοκληρώνεται εγκαίρως, σύμφωνα με τα επιθυμητά τεχνικά χαρακτηριστικά και εντός του προϋπολογισμού, αλλά δε χρησιμοποιείται ποτέ ή σπανίως μπορεί να θεωρηθεί αποτυχημένο. Στη φάση σχεδιασμού είναι πολύ σημαντικό να υπάρχει επαρκής επικοινωνία με τον πελάτη, ώστε οι στόχοι που τίθενται να είναι πλήρως ευθυγραμμισμένοι με τις ανάγκες του έργου. Αλλά και στις επόμενες φάσεις του έργου είναι απαραίτητη η συνεχής συνεργασία με τον πελάτη, ώστε να προλαμβάνονται ή/και διορθώνονται πιθανά λάθη κατά τη μετατροπή στόχων σε μέτρα απόδοσης.
Θέματα προσωπικού. Ικανοποιητική επίτευξη τεχνικών στόχων χωρίς να παραβιάζονται το χρονοδιάγραμμα ή ο προϋπολογισμός δε οδηγεί απαραίτητα σε ένα απολύτως πετυχημένο έργο, ακόμη και αν ο πελάτης δηλώνει ευχαριστημένος. Αν οι συντελεστές του έργου δε διατηρούν καλές σχέσεις, η επιτυχία του έργου είναι αμφισβητούμενη, καθώς η καλή συνεργασία και η αφοσίωση σ’ αυτό είναι οδηγούν στην επιτυχία.
Τεχνικά θέματα. Η τεχνική κατάρτιση του προσωπικού (μηχανικοί, εργοδηγοί, εργατοτεχνίτες) και η εκπλήρωση των τεχνικών προδιαγραφών πρέπει να είναι από τις πρώτες έγνοιες ενός project manager, καθώς χωρίς αυτές ένα έργο δεν μπορεί να ολοκληρωθεί με επιτυχία.
Αποδοχή από τον πελάτη. Η συνεχής συνεργασία με τον πελάτη καθ’ όλο τον κύκλο ζωής ενός έργου αυξάνει την πιθανότητα επιτυχίας, όσον αφορά την αποδοχή από πλευράς τελικού χρήστη. Στα τελικά στάδια της υλοποίησης, ο πελάτης κρίνει το έργο που προκύπτει και αποφασίζει εάν είναι αποδεκτό (πετυχημένο) ή όχι (αποτυχημένο).
Έλεγχος έργου. Η συνεχής ροή πληροφοριών και ο μηχανισμός ανατροφοδότησής τους σχετικά με την πραγματική πρόοδο υλοποίησης του έργου επιτρέπουν στον project manager να αντιμετωπίζει την όποια αβεβαιότητα σχετικά με την ολοκλήρωση του. Συγκρίνοντας την πραγματική πρόοδο με τα τρέχοντα πλάνα, ο project manager διακρίνει τυχόν παρεκκλίσεις, διαβλέπει προβλήματα και προγραμματίζει έγκαιρα διορθωτικές ενέργειες. Επειδή η αβεβαιότητα είναι συχνή πληγή για την ολοκλήρωση ενός τεχνικού έργου, η ανάπτυξη ενός εναλλακτικού σχεδίου είναι καλό μέτρο πρόληψης. Η διαθεσιμότητα εναλλακτικών πλάνων και διαδικασιών για τη διαχείριση των προκλήσεων και δυσκολιών μειώνει τους κινδύνους και το έργο ολοκληρώνεται κατά κανόνα με επιτυχία.
Επικοινωνία. Η επιτυχής μετάβαση ανάμεσα στις φάσεις του κύκλου ζωής ενός έργου και ο καλός συντονισμός ανάμεσα στους συμμετέχοντες σε κάθε φάση απαιτεί μία συνεχή ανταλλαγή πληροφοριών. Γενικά, η επικοινωνία διευκολύνεται εάν η γραμμή της εξουσίας είναι ξεκάθαρη. Η οργανωτική δομή του έργου (οργανόγραμμα και πρόγραμμα ποιότητας έργου) πρέπει να περιγράφει τα κανάλια επικοινωνίας και το είδος της πληροφορίας που πρέπει να διέρχεται από αυτά. Επιπλέον, πρέπει να υπάρχει ξεκάθαρη οδηγία σχετικά με το πόσο συχνά πρέπει αυτές οι πληροφορίες να παράγονται και να μεταδίδονται. Οι επίσημες γραμμές επικοινωνίες, καθώς και η ανεπίσημη ροή ανάμεσα στα μέλη της ομάδας συνηγορούν στην επιτυχία του έργου.
